Digitala underskrifter har revolutionerat sättet företag hanterar avtal, från avsändning till arkivering. En modern signeringsplattform eliminerar pappersarbete, minskar ledtider och ger full kontroll över hela processen.
Med Bolago som plattform får du allt samlat på ett ställe – från uppladdning av dokument till notifieringar när avtal är på väg att löpa ut. Ingen mer tid går åt att jaga ofullständiga underskrifter eller osäkra mejlbilagor.
Centraliserad dokumenthantering
En säker plattform innebär att alla dina avtal, promemorior och bilagor finns sparade i molnet under strikt åtkomstkontroll. Du kan snabbt söka fram tidigare versioner, se vem som redigerat vad och följa upp på deadlines. Tack vare en konsekvent mappstruktur slipper du rotande i lokala hårddiskar eller fysiska arkivskåp.
När ett nytt avtal laddas upp till systemet tilldelas det automatiskt till rätt projekt eller kundkonto. Du kan exempelvis tagga avtal med interna kategorier som “leverantörsavtal” eller “kund-order” för att sedan filtrera fram specifika avtalstyper. Detta skapar transparens i hela organisationen och underlättar revisioner och intern kvalitetskontroll.
Sömlös signering och spårbarhet
Med digital signaturintegrering kan parter signera i valfri ordning, oavsett geografisk placering. Mottagaren får en mejlnotis med en länk till dokumentet och kan signera direkt i webbläsaren eller via mobilapp. Inga utskrifter, scanner eller porto krävs längre.
Varje steg i signeringsprocessen loggas noggrant. Tidsstämplar, IP-adresser och autentiseringsmetoder (sms-kod eller bankID) ger en rättssäker kedja som bevisar avtalets giltighet. Om någon part tvekar kan du se exakt när och var dokumentet öppnades, vilket underlättar uppföljningen och minskar risken för tvister.
Automatiserade arbetsflöden och påminnelser
En robust plattform låter dig definiera automatiska påminnelser för underskrift, godkännande eller förnyelse av avtal. När ett avtal närmar sig förfallodatum skickas ett förinställt mejl till ansvarig person eller team. På så sätt undviker du att viktiga avtal går ut i glömska.
Du kan även skapa mallar för återkommande dokument, som sekretessavtal eller anställningskontrakt. Genom att fylla i variabler som namn, datum och belopp genereras ett färdigt avtal på några sekunder. Detta effektiviserar arbetsflödet och minimerar risken för manuella fel i avtalstexten.
Trygghet genom kryptering och rättslig efterlevnad
Alla dokument som lagras och överförs skyddas med stark end-to-end-kryptering. Det innebär att endast du och dina motparter kan läsa innehållet. Data i vila skyddas med AES-256 och transportskyddet med TLS, vilket motsvarar de högsta branschstandarderna.
Dessutom följer signeringslösningen gällande lagar och regler, såsom eIDAS i EU och nationella föreskrifter för digitala underskrifter. Det innebär att dina avtal är juridiskt bindande och uppfyller krav på spårbarhet, integritet och autentisering. Regelbundna säkerhetsrevisioner och certifieringar garanterar att plattformen alltid är uppdaterad och säker.
Genom att digitalisera din avtalshantering får du en snabbare, mer transparent och driftssäker process som ger dig tid att fokusera på din kärnverksamhet. Investera i en digital signeringslösning och säkra dina avtal med modern teknik som håller måttet – idag och i framtiden.